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如何用智能表格打破创意工作的拖延魔咒，实现项目高效协同？

2024-10-25

很多从事设计、文案、策划等创意型工作的团队，都深受「拖延」的困扰——既要给足够的时间迸发灵感，又要管理好项目进度、抓住交付时机，管理者应该如何找到两者间的平衡呢？

海雅玩具，是国内一家正版IP授权玩具制造商。由他们设计制造的哥斯拉、火影忍者、攻壳机动队等热门IP的手办模型远销全球。不仅设计细节满满，让玩家赞不绝口，还能做到每月按时交付上百万元客户订单。

他们的秘诀是，用「一张表」为项目管理提效。

从「自由」到「自驱」

如何让项目进度100%透明？

玩具模型的制造特别考验设计能力，但创意类的工作，不是盯得紧，就能有好的产出。

“以前为了保证项目按时交付，压力全在管理者的身上，项目主管每天都要在群里挨个问大家的进度，甚至跑到设计师的工位蹲守，看大家每天在做什么，推进到了哪一步”，海雅玩具的市场负责人告诉我们。

但这种方式的问题在于，管理者不得不站在员工的对立面，成为一个「监工」角色，员工被催的太紧，反而会产生「完成任务、按时交差」的心态，没有了积极性和创造力，管理者也长期为进度和结果的不确定性而焦虑。

怎么从根本上转变这种管理模式呢？

海雅玩具在使用企业微信时，发现了一个叫智能表格的工具，起初他们觉得就是类似Excel的工具，探索之后发现，这个工具还有很多特别的能力，很适合做项目管理，能够解决「进度靠人催」的问题。

首先，在智能表格里清晰列出每个人负责什么环节，交付时间，和完成进度的百分比：项目主管通过智能表格把玩具的设计到生产，梳理成 20 多个清晰的环节，把每个工作环节更直观地呈现出来，让每个人都能看到自己的上下游环节有哪些，负责人是谁，当前是什么进度。

海雅玩具的市场负责人发现，以前，大家对自己手上的工作进度是没有概念的，可能记得周五要交稿，但是周二要完成多少，不清楚；其次，大家对于自己延期可能造成的影响，也没概念，不知道如果自己的设计延误了，后续的打板、开模等环节都只好延误，最终导致无法按时生产和出货，只有项目主管在焦虑进度。

有了这样一张表，每个人就清楚看到自己的进展，如果延误了，在表上也会有红色标识提醒，每个人都有因为特殊原因延误一次的机会，整个项目组也能看到延误多久及原因。

其次，每个人都清楚自己的延误给上下游造成的影响。在表上，任何一个环节延误，后续的流程会自动推迟并标注风险。员工就能直观看到，如果自己这里延期了，就会引发连锁反应，导致产品延迟上市。理解了自己工作对结果的影响力，知道了自己工作的重要性，责任感就会被激发出来，进度落下了一点，就会及时、主动地补回来。

除此之外，智能表格还有很多实用的功能可以预警延期风险。比如临近截止日期了，可以通过智能表格自带的「自动化」功能自动发消息，提醒该环节的负责人关注进度。又比如，如果某个环节一直延期，比如3D设计一直在反复修改，是不是部件拆件不合理，材质不合适等等，智能表格还能自动拉群，把相关负责人和主管都拉到同一个群里，大家一起关注和解决问题，尽快调整进度。

这样一来，无论是管理者还是员工，通过一张表实时掌握项目进度，万一出现了卡点也能第一时间暴露出来，及时解决。

市场是检验创意的唯一标准

如何做出让市场认可的创意？

创意是很主观的，市场反馈才是检验创意好坏的唯一标准。所以，海雅玩具的团队成员一直很重视用户的反馈，在策划产品之前，他们都会做大量的用户调研，再内部讨论如何优化到产品设计之中。

但是之前这些建议太过分散，有的建议是经销商和渠道商转述的，有的是玩家发到玩具测评KOL的视频弹幕、评论区里的，还有的是玩家通过售后问卷提交的……大家每收集到一条就转到群里@产品经理、设计师关注，但问题是，后续跟进没跟进，时间久了就不知道了。

怎么确保玩家的建议被落实到位，事事有回音？

海雅玩具做了一个智能表格，把所有建议都收集在一起，还对每条建议分了类：角色造型相关的、关节可动范围相关的，还有配件搭配、涂装工艺、包装盒设计……都分门别类地指定了对应的产品负责人，一项项评估是否可行、如何优化。通过智能表格，就能清晰看到后续每个需求的进展，也能找到具体的负责人。

更重要的是，管理者也能对跟进情况进行监督。智能表格有一个「仪表盘」功能，可以一键生成饼图、折线图、柱状图等图表，管理者可以在数据看板上清晰看到：这个月调研到90条玩家建议，评估过其中的60条需要跟进，30条已经投入设计修改了，都能通过饼状图直观展示，点击具体数字，还能看到正在跟进的玩家建议一条条都说了什么，确保了玩家的反馈有跟进、能落实。

通过听取用户反馈，海雅玩具得以准确把握市场风向，在玩具模型的设计和工艺上精益求精，成功制造了一款又一款像哥斯拉、火影忍者、攻壳机动队一样的「爆款」手办，每月交付上百万元客户订单。

通过企业微信的智能表格，海雅玩具实现了产品策划-设计-生产制造的流程提效、上下游的协同提效。

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