如何通过「关联、引用」实现信息自动填写?
上一讲,我们介绍了智能表的基础功能。这一讲,我们来讲2个重要、常用的智能表高手功能,那就是——关联和引用。
现在,你可以打开电脑,点击新建智能表,选择【库存管理】模板,和视频一起练习操作。
首先来学习【关联】功能。
假设你有一家超市,用「库存管理表」管理着这家超市的库存。同时,你有好几个供货商,你的供货商每次给你供货的信息,你需要开另一个表格来做统计和管理。
为了能让货物库存紧张时,方便你快速给对应的供应商打电话,所以你想同时在超市库存的列表,自动看到每个货品的供应商是谁。这要怎么实现呢?以前用Excel,这些信息都要自己搜出来,再复制粘贴进去,操作很不方便。但有了智能表格,这件事就变得很简单。
智能表格有一个【关联】功能,你可以这么操作,首先,点击表头,设置供应商这列的类型,为【关联】,在【关联的智能表】这里,勾选-供应商列表。注意,只有一个表格里的子表格之间,才可以相互关联。
设置完列的类型,点击要填写的单元格,点击旁边这个黑色的小箭头「+ 重新选择」。这时,就会弹出一个窗口,这里汇总了【供应商列表】这份子表格的所有内容,你可以勾选正确的供应商,供应商的名字就自动填在表格里了。
想顺便也看看这些供应商对接的联系人是谁,联系电话等信息,再也不用各种表格之间来回翻找了,直接把鼠标悬停在这一格,就能看到这些信息,超级方便。
学会了【关联】功能后,在这个基础上,就可以开启下一个更神奇的功能【引用】。
什么是【引用】呢?继续以批发超市的商品库存表为例。
刚才,你已经为每个商品【关联】好了供应商,现在,你希望在供应商表格里,新增收到了多少货,让库存表就自动增加,怎么做呢?
这时,你就可以通过【引用】功能,让另一个表格的数据,自动填写这里。
你可以这么操作,首先,点击表头,将「进货量」设置这列的类型为【引用】,然后选择我们要引用的数据内容。因为我们原本库存管理里,包含一个子表格「进货订单」,所以我们可以很方便地引用这个表格里登记的「累计进货量」数据。「选择本表的关联列」选择「进货订单」,从「进货订单中选择想要引用的列」选择「数量」,然后点击确认。
你会发现不需要你来填写,这一列的所有内容已经被自动填好了。
因为我们之前已经为每个商品的进货量,都有登记了,所以这里只需重新引用表格里的数据就行,再也不用手动登记两次了
注意:只有【关联】了信息后,才可以使用【引用】来实现自动填写。
【关联】【引用】这两个功能,是普通人与高手的分水岭,建议反复对照视频操作,多加练习,期待你成为高手!